WhatsApp Auto - Automatisation de WhatsApp avec IA

Qu’est-ce que WhatsApp Auto ?

WhatsApp Auto est un système d’automatisation qui te permet :

✓ Connecter ton numéro WhatsApp au tableau de bord
✓ Créer des workflows (flux) qui s’exécutent automatiquement lorsque des messages arrivent
✓ Répondre avec une IA ou avec des messages prédéfinis
✓ Assigner automatiquement des conversations aux agents
✓ Ajouter des étiquettes aux clients selon des conditions
✓ Filtrer par horaire, type de message, agent assigné et bien plus encore

Connecter WhatsApp

Étape 1 : Accède à WhatsApp Auto

Depuis le tableau de bord, cliquez sur “WhatsApp Auto“ dans le menu latéral ou dans le launchpad.

Étape 2 : Scanne le code QR

Cliquez sur “Connecter WhatsApp“ et scannez le code QR depuis votre mobile :

1. Ouvre WhatsApp sur ton mobile
2. Va au Menu → Appareils liés
3. Appuyez sur “Lier un appareil
4. Scanne le code QR qui apparaît sur le tableau de bord

Étape 3 : Terminé !

Une fois connecté, vous verrez l’état “Connecté“ en vert. Vous pouvez maintenant créer des workflows.

Note : WhatsApp permet plusieurs sessions simultanées. Vous pouvez avoir WhatsApp Auto connecté et continuer à utiliser votre mobile et WhatsApp Web sans problème.

Connecter plusieurs numéros

Vous pouvez connecter plusieurs numéros de WhatsApp à votre boutique. Chaque numéro fonctionne de manière indépendante.

Ajouter un autre numéro :

Appuyez sur “Connecter un autre numéro“ et scannez un nouveau code QR avec le mobile du numéro que vous souhaitez ajouter.

Étiquettes :

Donne un nom à chaque numéro pour les identifier facilement (ex : “Support“, “Ventes“, “Principal“).

Modules par numéro :

Chaque numéro peut avoir des actifs WhatsApp Auto (workflows), Marketing Massif, ou les deux. Activez/désactivez les modules depuis la carte de chaque numéro.

Attribuer des workflows à des numéros :

En créant ou en modifiant un workflow, vous pouvez l’assigner à un numéro spécifique ou le laisser pour tous les numéros. Cela permet d’avoir des workflows différents pour chaque ligne.

Exemple : Numéro “Support“ → workflow avec IA qui répond aux questions techniques. Numéro “Ventes“ → workflow qui envoie le catalogue. Numéro “Général“ → workflows pour tous les messages.

Gérer des sessions

Si un numéro se déconnecte (par exemple, en se déconnectant depuis le mobile ou en raison de problèmes de réseau), il apparaît avec le statut “Déconnecté“ en jaune.

Reconnecter :

Appuyez sur le bouton “Reconnecter“ dans la session déconnectée. Un nouveau code QR apparaîtra que vous devez scanner avec votre mobile pour vous reconnecter.

Supprimer la session :

Appuyez sur “Supprimer“ pour effacer une session déconnectée. Les workflows assignés à ce numéro deviennent globaux (ils s’appliquent à tous les numéros).

Note : Les sessions déconnectées pendant plus de 7 jours sont automatiquement supprimées du système.

Workflows (Flux d’automatisation)

Les workflows te permettent d’automatiser des actions lorsqu’un événement (déclencheur) se produit et que certaines conditions sont remplies.

Structure d’un flux de travail

1. Déclencheur (déclencheur):

Quand le workflow est-il activé ?

• Message entrant
• Nouveau contact

2. Conditions:

Qu’est‑ce qui doit être rempli pour que cela s’exécute (facultatif)

• Contenu du message (contient, commence par, se termine par, etc.)
• Numéro de téléphone spécifique
• Agent attribué (ou non attribué)
• Type de message (texte, image, audio, vidéo, etc.)
• Nombre de messages dans la conversation
• Temps écoulé depuis la dernière réponse
• Étiquettes du client
• Longueur du message
• Horaire (jour de la semaine et heure)

3. Actions:

Que faire lorsque les conditions sont remplies

• Répondre avec l’IA
• Répondre par un message fixe (avec traduction automatique optionnelle)
• Affecter à un agent
• Ajouter une étiquette

Conditions avancées

Vous pouvez combiner plusieurs conditions avec la logique ET/OU :

Logique ET:

Toutes les conditions doivent être remplies

Exemple : Si le message contient “prix“ ET l’agent n’est pas assigné → Répondre avec IA

Logique OU:

Au moins une condition doit être remplie.

Si le message contient “urgent“ OU contient “aide“ → Assigner à un agent spécifique

Réponses avec l’IA

Quand tu configures un workflow pour répondre avec une IA :

• L’IA utilise ta configuration du tableau de bord (prompt, produits Shopify, etc.)
• Incluez l’historique de la conversation précédente comme contexte
• Comprend les moyens : si le client envoie une photo, un document PDF ou un audio, l’IA les analyse automatiquement et répond avec un contexte sur leur contenu.
• Vous pouvez utiliser des “helpers“ (phrases rapides) spécifiques pour les workflows.
• Consomme des crédits selon la longueur de la réponse

Astuce: [Respuesta automática fuera de horario] Ajoutez un préfixe du système pour que l’IA sache qu’elle répond automatiquement. Par exemple : “[Réponse automatique en dehors des heures]“.

Vérification Pré-Envoi

Lorsque vous utilisez l’action “Répondre avec IA“, la génération de la réponse peut prendre plusieurs secondes. Pendant ce temps, des choses peuvent se produire :

• Le client peut envoyer un autre message.
• Un agent humain peut répondre manuellement.

Avec la vérification pré-envoi activée, le workflow vérifie juste avant d’envoyer si l’une de ces situations s’est produite et annule automatiquement l’envoi pour éviter des réponses superposées ou hors contexte.

Comment l’activer

Dans la configuration de l’action “Répondre avec IA“, activez l’option “Vérifier avant d’envoyer“. Vous pouvez configurer :

✓ Annuler si le client a envoyé un autre message (recommandé)
✓ Annuler si un agent a déjà répondu (recommandé)

Note : Lorsque le workflow annule l’envoi, cela est enregistré dans les journaux afin que vous puissiez voir combien de “collisions“ ont été évitées.

Messages programmés

Programmez l’envoi de messages individuels pour une date et une heure futures. Idéal pour des rappels, des suivis ou des félicitations.

Comment programmer un message :

Allez à l’onglet “Programmé“ dans WhatsApp Auto
Appuyez sur “Nouveau message programmé
Sélectionnez le numéro de téléphone de destination, la session WhatsApp et la date/heure.
Écris le message et confirme.

Historique des messages :

Utilisez les onglets pour voir vos messages programmés par état :

• Boucles d’oreilles — Messages qui n’ont pas encore été envoyés. Vous pouvez les annuler avant l’heure prévue.
• Envoyés — Messages qui ont déjà été envoyés correctement.
• Tous — Vue complète avec tous les états (en attente, envoyé, échoué, annulé).

Dans les onglets Envoyés et Tous, vous pouvez filtrer par période : aujourd’hui, les 7 derniers jours, 30 jours, 90 jours, ou une plage de dates personnalisée.

Note : L’heure que vous sélectionnez correspond à votre fuseau horaire configuré. Le système la convertit en interne pour l’envoyer à la bonne heure.

Modèles de workflows

Créez des workflows rapidement en utilisant des modèles prédéfinis ou enregistrez vos propres workflows en tant que modèles réutilisables.

Modèles disponibles :

• Bienvenue automatique : répond aux nouveaux contacts
• Hors des heures d’ouverture : message fixe en dehors des heures de travail
• Dérivation à l’agent : assigne automatiquement des conversations
• Vos modèles personnalisés

Opérations massives dans les workflows

Gérez plusieurs workflows à la fois en les sélectionnant avec les cases à cocher :

✓ Activer tous les sélectionnés
✓ Désactiver tous les sélectionnés
✓ Supprimer tous les sélectionnés

Exclure des contacts d’automatisation

Vous pouvez marquer des contacts spécifiques afin que les workflows automatiques ne leur répondent pas. Les messages de ces contacts sont ignorés par les workflows mais restent visibles sur WhatsApp.

Utile pour : Fournisseurs, collègues, membres de la famille ou tout contact qui n’a pas besoin de réponses automatiques.

Journaux et supervision

Depuis la section des journaux, vous pouvez :

✓ Voir toutes les exécutions de workflows
✓ Filtrer par période (aujourd’hui, 7 jours, 30 jours, personnalisé)
✓ Voir l’historique complet de chaque conversation
✓ Vérifier quel workflow a été exécuté et pourquoi
✓ Naviguer par pagination s’il y a beaucoup de logs

Note : Les anciens logs sont automatiquement supprimés tous les 90 jours pour optimiser les performances.

Exemples d’utilisation

Réponse automatique en dehors des heures de bureau

Déclencheur: Message entrant
Conditions :
- • Horaire : du lundi au vendredi, en dehors de 9h00 à 18h00
- • Agent non assigné
Action : Merci d’avoir écrit. Nos horaires sont de 9h00 à 18h00. Nous vous répondrons demain.

Affectation automatique par mot-clé

Déclencheur: Message entrant
Conditions :
- • Le message contient “technique“ OU contient “problème
Action : Affecter à un agent du support technique

Réponse IA avec contexte

Déclencheur: Message entrant
Conditions :
- • Le message contient “prix“ OU contient “disponible
- • Horaires : du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00
Action : Répondre avec l’IA (utilise ton catalogue Shopify et ta configuration)

Questions Fréquemment Posées

Ai-je besoin d’avoir WhatsApp Business ?

Ce n’est pas nécessaire. Tu peux utiliser WhatsApp Auto avec ton numéro WhatsApp personnel ou avec WhatsApp Business. Les deux fonctionnent de la même manière.

Puis-je utiliser le même numéro sur mon mobile et sur WhatsApp Auto ?

Oui. WhatsApp permet plusieurs sessions simultanées (jusqu’à 4 appareils liés). Vous pouvez continuer à utiliser WhatsApp sur votre mobile, WhatsApp Web et WhatsApp Auto en même temps sans problème.

Combien de workflows puis‑je créer ?

Il n’y a pas de limite au nombre de workflows que vous pouvez créer. Tous sont évalués par ordre de priorité lorsqu’un message arrive. Vous pouvez attribuer des workflows à des numéros spécifiques ou les laisser pour tous les numéros connectés.

Puis-je connecter plusieurs numéros de WhatsApp ?

Oui. Vous pouvez connecter autant de numéros que vous le souhaitez. Chaque numéro peut avoir des modules différents actifs (WhatsApp Auto, Marketing Massif) et des workflows spécifiques assignés. Attribuez-leur une étiquette pour les identifier facilement.

Que se passe-t-il si mon WhatsApp se déconnecte ?

La session apparaît comme “Déconnecté“ en jaune. Vous pouvez la reconnecter en scannant un nouveau code QR ou la supprimer si vous n’en avez plus besoin. Les workflows continuent de fonctionner avec les autres numéros connectés.

Les flux de travail consomment-ils des crédits ?

Seules les réponses générées par l’IA consomment des crédits. Les réponses à message fixe, les affectations d’agent et les étiquettes ne consomment pas de crédits.

Qu’est-ce que la vérification pré-expédition ?

C’est une option qui vérifie, juste avant d’envoyer une réponse IA, si le client a envoyé un autre message ou si un agent a déjà répondu. Si des changements sont détectés, elle annule l’envoi automatiquement pour éviter des réponses dupliquées ou hors contexte.