WhatsApp Auto
Automatizza le risposte di WhatsApp con workflow intelligenti.
Che cos’è WhatsApp Auto?
WhatsApp Auto è un sistema di automazione che ti permette:
- ✓ Collegare il tuo numero WhatsApp alla dashboard
- ✓ Creare workflows (flussi) che vengono eseguiti automaticamente quando arrivano messaggi
- ✓ Rispondere con IA o con messaggi predefiniti
- ✓ Assegnare automaticamente le conversazioni agli agenti
- ✓ Aggiungere etichette ai clienti in base alle condizioni
- ✓ Filtrare per orario, tipo di messaggio, agente assegnato e molto altro
Connettere WhatsApp
Passo 1: Accedi a WhatsApp Auto
Dal dashboard, fai clic su “WhatsApp Auto“ nel menu laterale o nel launchpad.
Passo 2: Scansiona il codice QR
Fai clic su “Connetti WhatsApp“ e scansiona il codice QR dal tuo cellulare:
- 1. Apri WhatsApp sul tuo cellulare
- 2. Vai su Menu → Dispositivi collegati
- 3. Premi “Collega un dispositivo
- 4. Scansiona il codice QR che appare nella dashboard
Passo 3: Fatto!
Una volta connesso, vedrai lo stato “Connesso“ in verde. Puoi già creare workflow.
Nota: WhatsApp consente sessioni multiple simultanee. Puoi avere WhatsApp Auto connesso e continuare a usare il tuo cellulare e WhatsApp Web senza problemi.
Collegare più numeri
Puoi collegare diversi numeri di WhatsApp al tuo negozio. Ogni numero funziona in modo indipendente.
Premi “Collega un altro numero“ e scansiona un nuovo codice QR con il cellulare del numero che desideri aggiungere.
Dai un nome a ogni numero per identificarli facilmente (es: “Supporto“, “Vendite“, “Principale“).
Ogni numero può avere attivi WhatsApp Auto (workflows), Marketing Massivo, o entrambi. Attiva/disattiva i moduli dalla scheda di ogni numero.
Quando crei o modifichi un workflow, puoi assegnarlo a un numero specifico o lasciarlo per tutti i numeri. Questo consente di avere workflow diversi per ogni linea.
Esempio: Numero “Supporto“ → workflow con IA che risponde a domande tecniche. Numero “Vendite“ → workflow che invia catalogo. Numero “Generale“ → workflows per tutti i messaggi.
Gestire Sessioni
Se un numero si disconnette (ad esempio, quando si esce dalla sessione dal cellulare o per problemi di rete), appare con stato “Disconnesso“ in giallo.
Premi il pulsante “Riconnetti“ nella sessione disconnessa. Apparirà un nuovo codice QR che devi scansionare dal tuo cellulare per riassociare.
Premi “Elimina“ per cancellare una sessione disconnessa. I workflow assegnati a quel numero diventano globali (si applicano a tutti i numeri).
Nota: Le sessioni disconnesse per più di 7 giorni vengono pulite automaticamente dal sistema.
Flussi di lavoro (Flussi di Automazione)
I workflow ti permettono di automatizzare azioni quando si verifica un evento (trigger) e sono soddisfatte determinate condizioni.
Struttura di un flusso di lavoro
Quando si attiva il workflow
- • Messaggio in arrivo
- • Nuovo contatto
Che cosa deve essere soddisfatto affinché venga eseguito (opzionale)
- • Contenuto del messaggio (contiene, inizia con, termina con, ecc.)
- • Numero di telefono specifico
- • Agente assegnato (o non assegnato)
- • Tipo di messaggio (testo, immagine, audio, video, ecc.)
- • Numero di messaggi nella conversazione
- • Tempo dall’ultima risposta
- • Etichette del cliente
- • Lunghezza del messaggio
- • Orario (giorno della settimana e ora)
Cosa fare quando si verificano le condizioni
- • Rispondere con IA
- • Rispondere con messaggio fisso (con traduzione automatica opzionale)
- • Assegnare all’agente
- • Aggiungi etichetta
Condizioni Avanzate
Puoi combinare più condizioni con la logica AND/OR:
Tutte le condizioni devono essere soddisfatte
Almeno una condizione deve essere soddisfatta
Risposte con IA
Quando configuri un flusso di lavoro per rispondere con l’IA:
- • L’IA usa la tua configurazione della dashboard (prompt, prodotti Shopify, ecc.)
- • Includi la cronologia della conversazione precedente come contesto.
- • Comprende i mezzi: se il cliente invia una foto, un documento PDF o un audio, l’IA li analizza automaticamente e risponde con contesto sul loro contenuto.
- • Puoi usare “helpers“ (frasi rapide) specifici per i flussi di lavoro.
- • Consuma crediti in base alla lunghezza della risposta
Suggerimento: [Respuesta automática fuera de horario] Aggiungi un prefisso del sistema affinché l’IA sappia che sta rispondendo automaticamente. Ad esempio: “[Risposta automatica fuori orario]“.
Verifica Pre-Spedizione
Quando usi l’azione “Rispondi con IA“, la generazione della risposta può richiedere diversi secondi. Durante quel tempo possono accadere cose:
- • Il cliente può inviare un altro messaggio
- • Un agente umano può rispondere manualmente
Con la verifica pre-invio attivata, il workflow controlla poco prima di inviare se si è verificata una di queste situazioni e annulla automaticamente l’invio per evitare risposte sovrapposte o fuori contesto.
Come attivarlo
Nella configurazione dell’azione “Rispondi con IA“, attiva l’opzione “Verifica prima di inviare“. Puoi configurare:
- ✓ Annullare se il cliente ha inviato un altro messaggio (raccomandato)
- ✓ Annulla se un agente ha già risposto (raccomandato)
Nota: Quando il workflow annulla l’invio, viene registrato nei log in modo che tu possa vedere quante “collisioni“ sono state evitate.
Messaggi Programmati
Programma l’invio di messaggi individuali per una data e un’ora futura. Ideale per promemoria, follow-up o congratulazioni.
- Vai alla scheda “Programmati“ in WhatsApp Auto
- Premi “Nuovo messaggio programmato
- Seleziona il numero di telefono di destinazione, la sessione di WhatsApp e la data/ora.
- Scrivi il messaggio e conferma
Usa le schede per vedere i tuoi messaggi programmati per stato:
- • Pendenti — Messaggi che non sono ancora stati inviati. Puoi annullarli prima dell’orario programmato.
- • Inviati — Messaggi che sono già stati inviati correttamente.
- • Tutti — Vista completa con tutti gli stati (in attesa, inviato, fallito, annullato).
Nelle schede Inviati e Tutti puoi filtrare per periodo: oggi, ultimi 7 giorni, 30 giorni, 90 giorni, o un intervallo di date personalizzato.
Nota: L’ora che selezioni corrisponde al tuo fuso orario configurato. Il sistema la converte internamente per inviare all’ora corretta.
Modelli di Workflow
Crea flussi di lavoro rapidamente utilizzando modelli predefiniti o salva i tuoi flussi di lavoro come modelli riutilizzabili.
- • Benvenuto automatico: rispondi ai nuovi contatti
- • Fuori orario: messaggio fisso fuori dall’orario lavorativo
- • Assegnazione a un agente: assegna automaticamente le conversazioni
- • I tuoi modelli personalizzati
Operazioni Massive nei Workflows
Gestisci più flussi di lavoro contemporaneamente selezionandoli con le caselle di controllo:
- ✓ Attivare tutti i selezionati
- ✓ Disattivare tutti i selezionati
- ✓ Eliminare tutti i selezionati
Escludere Contatti dall’Automazione
Puoi contrassegnare contatti specifici affinché i flussi di lavoro automatici non rispondano loro. I messaggi di questi contatti vengono ignorati dai flussi di lavoro ma rimangono visibili su WhatsApp.
Utile per: Fornitori, colleghi, familiari o qualsiasi contatto che non necessiti di risposte automatiche.
Logs e Monitoraggio
Dalla sezione dei log puoi:
- ✓ Visualizzare tutte le esecuzioni dei flussi di lavoro
- ✓ Filtrare per periodo (oggi, 7 giorni, 30 giorni, personalizzato)
- ✓ Vedere lo storico completo di ogni conversazione
- ✓ Verificare quale workflow è stato eseguito e perché
- ✓ Navigare con paginazione se ci sono molti log
Nota: I log più vecchi vengono eliminati automaticamente ogni 90 giorni per ottimizzare le prestazioni.
Esempi d’uso
Risposta automatica fuori orario
- Innesco: Messaggio in arrivo
- Condizioni:
- • Orario: Lunedì-Venerdì, FUORI dalle 9:00 alle 18:00
- • Agente non assegnato
- Azione: Grazie per aver scritto. Il nostro orario è dalle 9:00 alle 18:00. Ti risponderemo domani.
Assegnazione automatica per parola chiave
- Innesco: Messaggio in arrivo
- Condizioni:
- • Il messaggio contiene “tecnico“ O contiene “problema
- Azione: Assegnare a un agente di supporto tecnico
Risposta IA con contesto
- Innesco: Messaggio in arrivo
- Condizioni:
- • Il messaggio contiene “prezzo“ O contiene “disponibile
- • Orario: Lunedì-Venerdì, 9:00-18:00
- Azione: Rispondere con IA (usa il tuo catalogo Shopify e la configurazione)
Domande Frequenti
Devo avere WhatsApp Business?
Non è necessario. Puoi usare WhatsApp Auto con il tuo numero di WhatsApp personale o con WhatsApp Business. Entrambi funzionano allo stesso modo.
Posso usare lo stesso numero sul mio cellulare e su WhatsApp Auto?
Sì. WhatsApp consente sessioni multiple simultanee (fino a 4 dispositivi collegati). Puoi continuare a usare WhatsApp sul tuo cellulare, WhatsApp Web e WhatsApp Auto contemporaneamente senza problemi.
Quanti workflow posso creare?
Non c’è limite al numero di workflow che puoi creare. Tutti vengono valutati in ordine di priorità quando arriva un messaggio. Puoi assegnare workflow a numeri specifici o lasciarli per tutti i numeri connessi.
Posso collegare più numeri di WhatsApp?
Sì. Puoi collegare quanti più numeri hai bisogno. Ogni numero può avere moduli diversi attivi (WhatsApp Auto, Marketing Massivo) e flussi di lavoro specifici assegnati. Assegna loro un’etichetta per identificarli facilmente.
Cosa succede se il mio WhatsApp si disconnette?
La sessione appare come “Disconnesso“ in giallo. Puoi riconnetterla scansionando un nuovo codice QR o eliminarla se non ne hai più bisogno. I workflow continuano a funzionare con gli altri numeri connessi.
I workflow consumano crediti?
Solo le risposte generate con IA consumano crediti. Le risposte con messaggio fisso, assegnazioni di agente e etichette NO consumano crediti.
Che cos’è la verifica pre-spedizione?
È un’opzione che verifica, poco prima di inviare una risposta IA, se il cliente ha inviato un altro messaggio o se un agente ha già risposto. Se rileva cambiamenti, annulla automaticamente l’invio per evitare risposte duplicate o fuori contesto.
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi su come configurare i tuoi flussi di lavoro, contatta il nostro supporto.
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