WhatsApp Auto
Automatisiere WhatsApp-Antworten mit intelligenten Workflows.
Was ist WhatsApp Auto?
WhatsApp Auto ist ein Automatisierungssystem, das dir ermöglicht:
- ✓ Deine WhatsApp-Nummer mit dem Dashboard verbinden
- ✓ Workflows (Abläufe) erstellen, die automatisch ausgeführt werden, wenn Nachrichten eingehen.
- ✓ Mit KI oder mit vordefinierten Nachrichten antworten
- ✓ Konversationen automatisch an Agenten zuweisen
- ✓ Kunden je nach Bedingungen mit Etiketten versehen
- ✓ Filtern nach Uhrzeit, Nachrichtentyp, zugewiesenem Agenten und vielem mehr
WhatsApp verbinden
Schritt 1: Greife auf WhatsApp Auto zu
Klicke im Dashboard auf “WhatsApp Auto“ im seitlichen Menü oder im Launchpad.
Schritt 2: Scanne den QR-Code
Klicke auf “WhatsApp verbinden“ und scanne den QR-Code von deinem Handy.
- 1. Öffne WhatsApp auf deinem Smartphone
- 2. Gehe zum Menü → Verknüpfte Geräte
- 3. Drücke “Gerät verknüpfen
- 4. Scanne den QR-Code, der auf dem Dashboard angezeigt wird.
Schritt 3: Fertig!
Sobald du verbunden bist, siehst du den Status “Verbunden“ in grün. Du kannst jetzt Workflows erstellen.
Hinweis: WhatsApp ermöglicht mehrere gleichzeitige Sitzungen. Du kannst WhatsApp Auto verbunden haben und weiterhin dein Handy und WhatsApp Web problemlos nutzen.
Mehrere Nummern verbinden
Du kannst mehrere WhatsApp-Nummern mit deinem Geschäft verbinden. Jede Nummer funktioniert unabhängig.
Drücke “Einen anderen Nummer verbinden“ und scanne einen neuen QR-Code mit dem Handy der Nummer, die du hinzufügen möchtest.
Gib jeder Zahl einen Namen, um sie leicht zu identifizieren (z.B. “Support“, “Vertrieb“, “Haupt“).
Jede Nummer kann WhatsApp Auto (Workflows), Massenmarketing oder beides haben. Aktiviere/deaktiviere Module von der Karte jeder Nummer.
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Workflows kannst du ihn einer bestimmten Nummer zuweisen oder ihn für alle Nummern belassen. Dies ermöglicht es, unterschiedliche Workflows für jede Linie zu haben.
Beispiel: Nummer “Support“ → Workflow mit KI, der technische Fragen beantwortet. Nummer “Vertrieb“ → Workflow, der den Katalog sendet. Nummer “Allgemein“ → Workflows für alle Nachrichten.
Sitzungen verwalten
Wenn eine Nummer getrennt wird (zum Beispiel beim Abmelden vom Handy oder bei Netzwerkproblemen), wird sie mit dem Status “Getrennt“ in Gelb angezeigt.
Drücke die Schaltfläche “Wiederverbinden“ in der getrennten Sitzung. Ein neuer QR-Code wird angezeigt, den du mit deinem Handy scannen musst, um die Verbindung wiederherzustellen.
Drücke “Löschen“, um eine getrennte Sitzung zu entfernen. Die Workflows, die dieser Nummer zugewiesen sind, werden global (sie gelten für alle Nummern).
Hinweis: Die Sitzungen, die länger als 7 Tage getrennt sind, werden automatisch aus dem System gelöscht.
Workflows (Automatisierungsabläufe)
Workflows ermöglichen es dir, Aktionen zu automatisieren, wenn ein Ereignis (Auslöser) eintritt und bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Struktur eines Workflows
Wann wird der Workflow aktiviert?
- • Eingehende Nachricht
- • Neuer Kontakt
Was erfüllt sein muss, damit es ausgeführt wird (optional)
- • Inhalt der Nachricht (enthält, beginnt mit, endet mit, usw.)
- • Spezifische Telefonnummer
- • Zugewiesener Agent (oder nicht zugewiesen)
- • Nachrichtentyp (Text, Bild, Audio, Video, usw.)
- • Anzahl der Nachrichten in der Unterhaltung
- • Zeit seit der letzten Antwort
- • Kundenetiketten
- • Länge der Nachricht
- • Zeitplan (Wochentag und Uhrzeit)
Was tun, wenn die Bedingungen erfüllt sind
- • Mit KI antworten
- • Mit einer festen Nachricht antworten (mit optionaler automatischer Übersetzung)
- • Einem Agenten zuweisen
- • Etikett hinzufügen
Erweiterte Bedingungen
Du kannst mehrere Bedingungen mit AND/OR-Logik kombinieren:
Alle Bedingungen müssen erfüllt sein.
Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein.
Antworten mit KI
Wenn du einen Workflow einrichtest, um mit KI zu antworten:
- • Die KI verwendet deine Dashboard-Einstellungen (Prompt, Shopify-Produkte usw.)
- • Beziehe den vorherigen Gesprächsverlauf als Kontext ein
- • Versteht Medien: Wenn der Kunde ein Foto, ein PDF-Dokument oder eine Audiodatei sendet, analysiert die KI diese automatisch und antwortet mit Kontext zu ihrem Inhalt.
- • Du kannst spezifische “Helpers“ (schnelle Sätze) für Workflows verwenden.
- • Verbraucht Credits entsprechend der Länge der Antwort
Tipp: [Respuesta automática fuera de horario] Fügen Sie ein Präfix des Systems hinzu, damit die KI weiß, dass sie automatisch antwortet.
Vorversandprüfung
Wenn Sie die Aktion “Mit IA antworten“ verwenden, kann die Generierung der Antwort mehrere Sekunden dauern. In dieser Zeit können Dinge passieren:
- • Der Kunde kann eine weitere Nachricht senden.
- • Ein menschlicher Agent kann manuell antworten.
Mit der aktivierten Vorversandüberprüfung prüft der Workflow kurz vor dem Versand, ob eine dieser Situationen eingetreten ist, und storniert den Versand automatisch, um überlappende oder aus dem Kontext geratene Antworten zu vermeiden.
Wie man es aktiviert
In der Konfiguration der Aktion “Mit IA antworten“ aktiviere die Option “Vor dem Senden überprüfen“. Du kannst einstellen:
- ✓ Stornieren, wenn der Kunde eine andere Nachricht gesendet hat. (empfohlen)
- ✓ Stornieren, wenn ein Agent bereits geantwortet hat. (empfohlen)
Hinweis: Wenn der Workflow den Versand abbricht, wird dies in den Protokollen aufgezeichnet, damit du sehen kannst, wie viele “Kollisionen“ vermieden wurden.
Geplante Nachrichten
Programmieren Sie den Versand von individuellen Nachrichten für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit. Ideal für Erinnerungen, Nachverfolgungen oder Glückwünsche.
- Gehe zum Tab “Geplant“ in WhatsApp Auto
- Drücke “Neue geplante Nachricht
- Wählen Sie die Zieltelefonnummer, die WhatsApp-Sitzung und das Datum/Uhrzeit aus.
- Schreibe die Nachricht und bestätige.
Verwende die Registerkarten, um deine geplanten Nachrichten nach Status anzuzeigen:
- • Ohrringe — Nachrichten, die noch nicht gesendet wurden. Sie können sie vor der geplanten Uhrzeit stornieren.
- • Gesandte — Nachrichten, die bereits erfolgreich gesendet wurden.
- • Alle — Vollständige Ansicht mit allen Status (ausstehend, versendet, fehlgeschlagen, storniert).
In den Registerkarten Gesendet und Alle kannst du nach Zeitraum filtern: heute, letzte 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage oder einem benutzerdefinierten Datumsbereich.
Hinweis: Die ausgewählte Uhrzeit entspricht deiner eingestellten Zeitzone. Das System wandelt sie intern um, um zur richtigen Zeit zu senden.
Workflow-Vorlagen
Erstelle schnell Workflows mit vordefinierten Vorlagen oder speichere deine eigenen Workflows als wiederverwendbare Vorlagen.
- • Automatische Begrüßung: antwortet auf neue Kontakte
- • Außerhalb der Arbeitszeiten: feste Nachricht außerhalb der Arbeitszeiten
- • Ableitung an Agenten: weist Gespräche automatisch zu
- • Deine benutzerdefinierten Vorlagen
Massivoperationen in Workflows
Verwalte mehrere Workflows gleichzeitig, indem du sie mit den Kontrollkästchen auswählst:
- ✓ Alle Ausgewählten aktivieren
- ✓ Alle Ausgewählten deaktivieren
- ✓ Alle Ausgewählten entfernen
Automatisierungskontakte ausschließen
Du kannst bestimmte Kontakte markieren, damit die automatischen Workflows nicht auf sie reagieren. Die Nachrichten dieser Kontakte werden von den Workflows ignoriert, sind aber weiterhin in WhatsApp sichtbar.
Nützlich für: Lieferanten, Kollegen, Familienangehörige oder jeder Kontakt, der keine automatischen Antworten benötigt.
Protokolle und Überwachung
Aus dem Bereich Logs kannst du:
- ✓ Alle Workflow-Ausführungen anzeigen
- ✓ Nach Zeitraum filtern (heute, 7 Tage, 30 Tage, benutzerdefiniert)
- ✓ Den vollständigen Verlauf jeder Unterhaltung ansehen
- ✓ Überprüfen, welcher Workflow ausgeführt wurde und warum
- ✓ Mit Paginierung navigieren, wenn es viele Logs gibt.
Hinweis: Alte Logs werden automatisch alle 90 Tage bereinigt, um die Leistung zu optimieren.
Anwendungsbeispiele
Automatische Antwort außerhalb der Geschäftszeiten
- Auslöser: Eingehende Nachricht
- Bedingungen:
- • Öffnungszeiten: Montag-Freitag, außerhalb von 9:00-18:00
- • Nicht zugewiesener Agent
- Aktion: Danke für Ihre Nachricht. Unsere Öffnungszeiten sind von 9:00 bis 18:00 Uhr. Wir werden Ihnen morgen antworten.
Automatische Zuweisung nach Schlüsselwort
- Auslöser: Eingehende Nachricht
- Bedingungen:
- • Nachricht enthält “technisch“ ODER enthält “Problem
- Aktion: Einem technischen Supportmitarbeiter zuweisen
KI-Antwort mit Kontext
- Auslöser: Eingehende Nachricht
- Bedingungen:
- • Nachricht enthält “Preis“ ODER enthält “verfügbar
- • Öffnungszeiten: Montag-Freitag, 9:00-18:00
- Aktion: Mit KI antworten (nutze deinen Shopify-Katalog und deine Einstellungen)
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich WhatsApp Business?
Das ist nicht nötig. Du kannst WhatsApp Auto mit deiner persönlichen WhatsApp‑Nummer oder mit WhatsApp Business verwenden. Beide funktionieren gleich.
Kann ich dieselbe Nummer auf meinem Handy und in WhatsApp Auto verwenden?
Ja. WhatsApp erlaubt mehrere gleichzeitige Sitzungen (bis zu 4 verbundene Geräte). Du kannst WhatsApp auf deinem Handy, WhatsApp Web und WhatsApp Auto gleichzeitig ohne Probleme nutzen.
Wie viele Workflows kann ich erstellen?
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Workflows, die Sie erstellen können. Alle werden in der Reihenfolge ihrer Priorität bewertet, wenn eine Nachricht eintrifft. Sie können Workflows bestimmten Nummern zuweisen oder sie für alle verbundenen Nummern lassen.
Kann ich mehrere WhatsApp-Nummern verbinden?
Ja. Du kannst so viele Nummern verbinden, wie du benötigst. Jede Nummer kann unterschiedliche aktive Module haben (WhatsApp Auto, Massenmarketing) und spezifische Workflows zugewiesen bekommen. Vergib ihnen ein Etikett, um sie leicht zu identifizieren.
Was passiert, wenn mein WhatsApp sich trennt?
Die Sitzung erscheint als “Getrennt“ in Gelb. Du kannst sie wieder verbinden, indem du einen neuen QR-Code scannst, oder sie löschen, wenn du sie nicht mehr benötigst. Die Workflows funktionieren weiterhin mit den anderen verbundenen Nummern.
Verbrauchen Workflows Credits?
Nur KI-generierte Antworten verbrauchen Credits. Antworten mit vordefiniertem Nachrichtentext, Agentenzuweisungen und Tags verbrauchen KEINE Credits.
Was ist die Vorversandprüfung?
Es ist eine Option, die kurz vor dem Senden einer KI-Antwort überprüft, ob der Kunde eine andere Nachricht gesendet hat oder ob ein Agent bereits geantwortet hat. Wenn Änderungen festgestellt werden, wird der Versand automatisch abgebrochen, um doppelte oder aus dem Kontext geratene Antworten zu vermeiden.
Brauchst du Hilfe?
Wenn du Fragen zur Konfiguration deiner Workflows hast, kontaktiere unseren Support.
Zum Support gehen