WhatsApp Auto
Automatiza respuestas de WhatsApp con workflows inteligentes.
¿Qué es WhatsApp Auto?
WhatsApp Auto es un sistema de automatización que te permite:
- ✓ Conectar tu número de WhatsApp al dashboard
- ✓ Crear workflows (flujos) que se ejecutan automáticamente cuando llegan mensajes
- ✓ Responder con IA o con mensajes predefinidos
- ✓ Asignar conversaciones a agentes automáticamente
- ✓ Añadir etiquetas a clientes según condiciones
- ✓ Filtrar por horario, tipo de mensaje, agente asignado y mucho más
Conectar WhatsApp
Paso 1: Accede a WhatsApp Auto
Desde el dashboard, haz clic en “WhatsApp Auto“ en el menú lateral o en el launchpad.
Paso 2: Escanea el código QR
Haz clic en “Conectar WhatsApp“ y escanea el código QR desde tu móvil:
- 1. Abre WhatsApp en tu móvil
- 2. Ve a Menú → Dispositivos vinculados
- 3. Pulsa “Vincular un dispositivo“
- 4. Escanea el código QR que aparece en el dashboard
Paso 3: ¡Listo!
Una vez conectado, verás el estado “Conectado“ en verde. Ya puedes crear workflows.
Nota: WhatsApp permite múltiples sesiones simultáneas. Puedes tener WhatsApp Auto conectado y seguir usando tu móvil y WhatsApp Web sin problemas.
Conectar Múltiples Números
Puedes conectar varios números de WhatsApp a tu tienda. Cada número funciona de forma independiente.
Pulsa “Conectar otro número“ y escanea un nuevo código QR con el móvil del número que quieras añadir.
Ponle un nombre a cada número para identificarlos fácilmente (ej: “Soporte“, “Ventas“, “Principal“).
Cada número puede tener activos WhatsApp Auto (workflows), Marketing Masivo, o ambos. Activa/desactiva módulos desde la tarjeta de cada número.
Al crear o editar un workflow, puedes asignarlo a un número específico o dejarlo para todos los números. Esto permite tener workflows diferentes para cada línea.
Ejemplo: Número “Soporte“ → workflow con IA que responde preguntas técnicas. Número “Ventas“ → workflow que envía catálogo. Número “General“ → workflows para todos los mensajes.
Gestionar Sesiones
Si un número se desconecta (por ejemplo, al cerrar sesión desde el móvil o por problemas de red), aparece con estado “Desconectado“ en amarillo.
Pulsa el botón “Reconectar“ en la sesión desconectada. Aparecerá un nuevo código QR que debes escanear desde tu móvil para volver a vincular.
Pulsa “Eliminar“ para borrar una sesión desconectada. Los workflows asignados a ese número pasan a ser globales (se aplican a todos los números).
Nota: Las sesiones desconectadas durante más de 7 días se limpian automáticamente del sistema.
Workflows (Flujos de Automatización)
Los workflows te permiten automatizar acciones cuando ocurre un evento (disparador) y se cumplen ciertas condiciones.
Estructura de un Workflow
Cuándo se activa el workflow
- • Mensaje entrante
- • Nuevo contacto
Qué debe cumplirse para que se ejecute (opcional)
- • Contenido del mensaje (contiene, comienza con, termina con, etc.)
- • Número de teléfono específico
- • Agente asignado (o sin asignar)
- • Tipo de mensaje (texto, imagen, audio, vídeo, etc.)
- • Cantidad de mensajes en la conversación
- • Tiempo desde última respuesta
- • Etiquetas del cliente
- • Longitud del mensaje
- • Horario (día de la semana y hora)
Qué hacer cuando se cumplen las condiciones
- • Responder con IA
- • Responder con mensaje fijo (con traducción automática opcional)
- • Asignar a agente
- • Añadir etiqueta
Condiciones Avanzadas
Puedes combinar múltiples condiciones con lógica AND/OR:
Todas las condiciones deben cumplirse
Al menos una condición debe cumplirse
Respuestas con IA
Cuando configuras un workflow para responder con IA:
- • La IA usa tu configuración del dashboard (prompt, productos Shopify, etc.)
- • Incluye el historial de conversación previo como contexto
- • Entiende medios: si el cliente envía una foto, un documento PDF o un audio, la IA los analiza automáticamente y responde con contexto sobre su contenido
- • Puedes usar “helpers“ (frases rápidas) específicos para workflows
- • Consume créditos según la longitud de la respuesta
Tip: Añade un prefijo del sistema para que la IA sepa que está respondiendo automáticamente. Por ejemplo: “[Respuesta automática fuera de horario]“.
Verificación Pre-Envío
Cuando usas la acción “Responder con IA“, la generación de la respuesta puede tardar varios segundos. Durante ese tiempo pueden ocurrir cosas:
- • El cliente puede enviar otro mensaje
- • Un agente humano puede responder manualmente
Con la verificación pre-envío activada, el workflow verifica justo antes de enviar si ha ocurrido alguna de estas situaciones, y cancela el envío automáticamente para evitar respuestas solapadas o fuera de contexto.
Cómo activarlo
En la configuración de la acción “Responder con IA“, activa la opción “Verificar antes de enviar“. Puedes configurar:
- ✓ Cancelar si el cliente envió otro mensaje (recomendado)
- ✓ Cancelar si un agente ya respondió (recomendado)
Nota: Cuando el workflow cancela el envío, se registra en los logs para que puedas ver cuántas “colisiones“ se evitaron.
Mensajes Programados
Programa el envío de mensajes individuales para una fecha y hora futura. Ideal para recordatorios, seguimientos o felicitaciones.
- Ve a la pestaña “Programados“ en WhatsApp Auto
- Pulsa “Nuevo mensaje programado“
- Selecciona el número de teléfono destino, la sesión de WhatsApp y la fecha/hora
- Escribe el mensaje y confirma
Usa las pestañas para ver tus mensajes programados por estado:
- • Pendientes — Mensajes que aún no se han enviado. Puedes cancelarlos antes de la hora programada.
- • Enviados — Mensajes que ya se enviaron correctamente.
- • Todos — Vista completa con todos los estados (pendiente, enviado, fallido, cancelado).
En las pestañas Enviados y Todos puedes filtrar por periodo: hoy, últimos 7 días, 30 días, 90 días, o un rango de fechas personalizado.
Nota: La hora que seleccionas corresponde a tu zona horaria configurada. El sistema la convierte internamente para enviar a la hora correcta.
Plantillas de Workflows
Crea workflows rápidamente usando plantillas predefinidas o guarda tus propios workflows como plantillas reutilizables.
- • Bienvenida automática: responde a nuevos contactos
- • Fuera de horario: mensaje fijo fuera del horario laboral
- • Derivación a agente: asigna conversaciones automáticamente
- • Tus plantillas personalizadas
Operaciones Masivas en Workflows
Gestiona varios workflows a la vez seleccionándolos con los checkboxes:
- ✓ Activar todos los seleccionados
- ✓ Desactivar todos los seleccionados
- ✓ Eliminar todos los seleccionados
Excluir Contactos de Automatización
Puedes marcar contactos específicos para que los workflows automáticos no les respondan. Los mensajes de estos contactos se ignoran por los workflows pero siguen siendo visibles en WhatsApp.
Útil para: Proveedores, compañeros de trabajo, familiares o cualquier contacto que no necesite respuestas automáticas.
Logs y Monitorización
Desde la sección de Logs puedes:
- ✓ Ver todas las ejecuciones de workflows
- ✓ Filtrar por periodo (hoy, 7 días, 30 días, personalizado)
- ✓ Ver el historial completo de cada conversación
- ✓ Revisar qué workflow se ejecutó y por qué
- ✓ Navegar con paginación si hay muchos logs
Nota: Los logs antiguos se limpian automáticamente cada 90 días para optimizar el rendimiento.
Ejemplos de Uso
Respuesta automática fuera de horario
- Disparador: Mensaje entrante
- Condiciones:
- • Horario: Lunes-Viernes, FUERA de 9:00-18:00
- • Agente no asignado
- Acción: Responder con mensaje fijo: “Gracias por escribir. Nuestro horario es de 9:00 a 18:00. Te responderemos mañana.“
Asignación automática por palabra clave
- Disparador: Mensaje entrante
- Condiciones:
- • Mensaje contiene “técnico“ OR contiene “problema“
- Acción: Asignar a agente de soporte técnico
Respuesta IA con contexto
- Disparador: Mensaje entrante
- Condiciones:
- • Mensaje contiene “precio“ OR contiene “disponible“
- • Horario: Lunes-Viernes, 9:00-18:00
- Acción: Responder con IA (usa tu catálogo Shopify y configuración)
Preguntas Frecuentes
¿Necesito tener WhatsApp Business?
No es necesario. Puedes usar WhatsApp Auto con tu número de WhatsApp personal o con WhatsApp Business. Ambos funcionan igual.
¿Puedo usar el mismo número en mi móvil y en WhatsApp Auto?
Sí. WhatsApp permite múltiples sesiones simultáneas (hasta 4 dispositivos vinculados). Puedes seguir usando WhatsApp en tu móvil, WhatsApp Web y WhatsApp Auto al mismo tiempo sin problemas.
¿Cuántos workflows puedo crear?
No hay límite en la cantidad de workflows que puedes crear. Todos se evalúan en orden de prioridad cuando llega un mensaje. Puedes asignar workflows a números específicos o dejarlos para todos los números conectados.
¿Puedo conectar varios números de WhatsApp?
Sí. Puedes conectar tantos números como necesites. Cada número puede tener módulos diferentes activos (WhatsApp Auto, Marketing Masivo) y workflows específicos asignados. Ponles una etiqueta para identificarlos fácilmente.
¿Qué pasa si mi WhatsApp se desconecta?
La sesión aparece como “Desconectado“ en amarillo. Puedes reconectarla escaneando un nuevo código QR o eliminarla si ya no la necesitas. Los workflows siguen funcionando con los demás números conectados.
¿Los workflows consumen créditos?
Solo las respuestas generadas con IA consumen créditos. Las respuestas con mensaje fijo, asignaciones de agente y etiquetas NO consumen créditos.
¿Qué es la verificación pre-envío?
Es una opción que verifica, justo antes de enviar una respuesta IA, si el cliente envió otro mensaje o si un agente ya respondió. Si detecta cambios, cancela el envío automáticamente para evitar respuestas duplicadas o fuera de contexto.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre cómo configurar tus workflows, contacta con nuestro soporte.
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