Integrazione Email | Email con IA

Che cos’è l’integrazione email?

L’integrazione dell’email ti consente di gestire le email direttamente dall’estensione di Chrome di WAzion:

✓ Collegare account IMAP/SMTP o Gmail/Microsoft 365 con OAuth2
✓ Vedi la casella di posta elettronica accanto alle conversazioni di WhatsApp
✓ Inviare e rispondere a email senza uscire dall’estensione
✓ L’IA classifica le email e genera bozze di risposta automatiche.
✓ Contesto incrociato: l’IA di WhatsApp conosce le email del cliente e viceversa.
✓ Assegnare agenti a account email specifici

Configurare un’email

Passo 1: Accedi a Email nel dashboard

Dal dashboard, fai clic su “Email“ nel menu laterale. Vedrai la sezione delle caselle di posta.

Passo 2: Aggiungi un account

Fai clic su “Aggiungi account“ e inserisci i dati del tuo server di posta.

Nome descrittivo (es: “Supporto“, “Vendite“)
Indirizzo email
Server e porta IMAP (per ricevere email)
Server e porta SMTP (per inviare email)
Nome utente e password (vengono cifrati automaticamente)

Passo 3: Prova la connessione

Usa il pulsante “Prova connessione“ per verificare che i dati IMAP e SMTP siano corretti prima di salvare.

Passo 4: Assegna agenti

Seleziona quali agenti avranno accesso a questo indirizzo email. Solo gli agenti assegnati vedranno le email di questo account nell’estensione.

Auto-risponditore con IA

L’auto-risponditore analizza le email in arrivo e genera risposte utilizzando l’IA. Puoi configurarlo per account:

Modalità bozza: L’IA genera una bozza che l’agente rivede prima di inviare.
Modalità automatica: L’IA invia la risposta direttamente senza l’intervento dell’agente.
Orario: Puoi attivarlo sempre o solo al di fuori dell’orario lavorativo.
Limite per filo: Controlla quante risposte automatiche vengono inviate per conversazione (1-10).

Email nell’estensione di Chrome

Una volta configurato l’account, gli agenti possono:

✓ Vedi la casella di posta con email classificati dall’IA (prioritario, normale, informativo)
✓ Leggere email a schermo intero con formato HTML originale
✓ Rispondere a email o crear nuovi direttamente dall’estensione
✓ Vedere le email di un cliente insieme alla sua conversazione di WhatsApp
✓ Usare l’IA per generare bozze di risposta con tutto il contesto del cliente
✓ Traduci le email ricevute nella tua lingua con un clic
✓ Aprire la conversazione di WhatsApp del cliente direttamente da un’email
✓ Redigere email con editor di testo arricchito (grassetto, elenchi, collegamenti)
✓ Cercare email con filtri avanzati per mittente, data, oggetto e altro
✓ Allegare file alle email direttamente dall’estensione
✓ Collegare manualmente un’email a un contatto di WhatsApp affinché appaia nel suo pannello laterale
✓ Cercare email per indirizzo del destinatario e vedere l’indirizzo del mittente in ogni thread

Cartelle e organizzazione

La casella di posta in arrivo include schede per organizzare le tue email:

✓ Posta in arrivo: Email attivi in attesa di gestione.
✓ Inviati: Email che hai inviato da WAzion o dal tuo server di posta.
✓ Archiviati: Email che non necessitano più di attenzione ma che vuoi conservare.
✓ Rinviati: Email che hai rimandato a dopo. Riappaiono nella casella di posta in arrivo quando scade il termine che hai scelto.
✓ Spam: Posta indesiderata. I mittenti contrassegnati come spam vengono bloccati automaticamente.
✓ Cestino: Email eliminati che puoi ripristinare se ne hai bisogno.

Ogni scheda mostra un contatore con il numero di email. Puoi ripristinare email da Archiviati, Spam e Cestino di nuovo nella posta in arrivo.

Selezione multipla e azioni di massa

Puoi selezionare più email contemporaneamente utilizzando le caselle di controllo e applicare azioni in blocco:

✓ Archiviare più email contemporaneamente
✓ Eliminare le email selezionate
✓ Segnala come spam in blocco
✓ Ripristinare email da cestino, archiviati o spam

Sincronizzazione bidirezionale

WAzion sincronizza le tue email in entrambe le direzioni con il tuo server di posta:

✓ Le email nuove appaiono automaticamente in WAzion
✓ Archiviare, eliminare o contrassegnare come spam in WAzion si riflette nel tuo server IMAP
✓ Le modifiche effettuate al di fuori di WAzion (in Gmail, Outlook, ecc.) vengono rilevate automaticamente.
✓ Pulsante di aggiornamento per forzare una sincronizzazione immediata

Puoi configurare la mappatura delle cartelle IMAP dal dashboard nella sezione Email, affinché WAzion sappia dove spostare le email sul tuo server.

Etichette e assegnazione di agenti

Organizza le tue email con etichette colorate e assegna ogni conversazione a un agente:

Etichette: Usa le stesse etichette di colore che su WhatsApp per classificare i thread di email. Vengono visualizzate nell’elenco per identificare rapidamente il tipo di conversazione.
Assegnazione: Assegna ogni thread a un agente del tuo team. Il nome dell’agente assegnato appare accanto al thread nella lista affinché tutti sappiano chi se ne occupa.

Firma di email

Configura una firma personalizzata per ogni account email dal dashboard. L’editor della firma supporta testo formattato, collegamenti e caricamento di immagini (logo, foto del profilo). La firma viene inserita automaticamente in fondo a ogni email che invii.

Programmare l’invio, posticipare e unire le conversazioni

Programmare invio: Scrivi un’email e programma l’invio per una data e un’ora specifica. L’email verrà inviata automaticamente quando arriverà il momento.
Posticipare (Snooze): Rimuovi un thread dalla tua casella temporaneamente. Riapparirà come non letto quando scadrà il termine che scegli (es: domani alle 9:00).
Fondere i fili: Combina due thread di email dello stesso cliente in uno solo. I messaggi e le note di entrambi i thread si uniscono nel thread di destinazione.

Note interne

Aggiungi note interne a qualsiasi thread di email. Le note sono visibili solo per il tuo team e non vengono mai inviate al cliente. Usale per lasciare istruzioni, contesto o promemoria per altri agenti che gestiscono lo stesso thread.

Indicatori SLA e priorità

Le conversazioni email mostrano indicatori visivi per aiutarti a dare priorità:

✓ Badge di SLA che mostrano il tempo trascorso dall’ultimo messaggio del cliente
✓ Classificazione della priorità (urgente, alta, normale, bassa) assegnata dall’IA
✓ I fili con SLA scaduto vengono evidenziati visivamente per facilitarne l’identificazione.

Regole automatiche

Dalla dashboard (scheda Regole nella sezione Email) puoi creare regole che si applicano automaticamente alle email in arrivo:

✓ Filtra per mittente, oggetto o contenuto dell’email
✓ Azioni: archiviare, eliminare, contrassegnare come spam, etichettare o assegnare a un agente
✓ Le regole vengono valutate in ordine di priorità: la prima che corrisponde viene eseguita.

Connessione rapida con Gmail e Microsoft 365

Oltre alla configurazione manuale IMAP/SMTP, puoi collegare il tuo account Gmail o Microsoft 365 con un solo clic utilizzando OAuth2. Devi solo accedere con il tuo account Google o Microsoft e autorizzare l’accesso. Non è necessario cercare server, porte o password per le applicazioni.

Lettura intelligente degli allegati

Se attivi la trascrizione degli allegati nelle impostazioni dell’email, l’IA legge automaticamente le immagini, i PDF e i file audio allegati alle email in arrivo. Il contenuto estratto viene incluso nel contesto della conversazione, consentendo all’IA di rispondere con maggiori informazioni senza che tu debba aprire manualmente ogni file.

Collegare l’email con il contatto di WhatsApp

WAzion collega automaticamente le email con i contatti di WhatsApp quando trova corrispondenze. Se il collegamento automatico non rileva la relazione, puoi collegare manualmente un thread di email con qualsiasi contatto di WhatsApp dall’estensione di Chrome. Una volta collegato, le email di quel contatto appaiono nel pannello laterale accanto alla sua conversazione di WhatsApp.

Pannello di salute email

Nella configurazione dell’email del dashboard troverai un pannello di salute che mostra:

✓ Stato della connessione IMAP/SMTP di ogni account
✓ Avvisi di errori di connessione con cronologia
✓ Controlli per attivare o disattivare le funzioni di IA (classificazione, risposta automatica, trascrizione degli allegati)

Ritenzione delle email

Puoi impostare per quanto tempo vengono conservate le email in WAzion. I periodi disponibili sono 30, 60, 90 o 180 giorni. Le email più vecchie vengono eliminate automaticamente per mantenere il sistema agile.

Statistiche email

Nella scheda delle statistiche del dashboard puoi vedere:

✓ Totale di email ricevute e risposte
✓ Tempo medio di risposta
✓ Ripartizione per agente
✓ Classificazione IA delle email

Domande frequenti

Quali fornitori di email sono compatibili?

Qualsiasi fornitore che supporti IMAP/SMTP: Gmail, Outlook, Yahoo, email aziendale, ecc. È inoltre supportato OAuth2 per Gmail e Microsoft 365.

Quante email posso collegare?

Puoi collegare fino a 10 account email per negozio. Ogni account può avere agenti diversi assegnati.

Le email consumano crediti?

Ricevere e inviare email manualmente non consuma crediti. La classificazione automatica con IA e la generazione di bozze di risposta consumano invece crediti di IA.

Come si relazionano le email con WhatsApp?

WAzion collega automaticamente le email con i contatti di WhatsApp utilizzando l’indirizzo email del cliente. Quando un agente apre una conversazione di WhatsApp, può anche vedere le email di quel cliente.

Che cos’è l’auto-risponditore?

L’auto-risponditore utilizza l’IA per generare risposte alle email in arrivo. Può funzionare in modalità bozza (per revisione dell’agente) o automatica (invia senza revisione). Puoi limitare quante risposte automatiche vengono inviate per thread.

Le mie password email sono sicure?

Sì. Le password IMAP e SMTP vengono crittografate prima di essere memorizzate e non vengono mai visualizzate in chiaro nel dashboard.