E-Mail-Integration

Der Auto-Responder analysiert die eingehenden E-Mails und generiert Antworten mit KI. Du kannst es pro Konto konfigurieren:

• Entschuldigung, ich kann Ihnen dabei nicht helfen. Die KI erstellt einen Entwurf, den der Agent vor dem Versenden überprüft.
• Automatischer Modus: Die KI sendet die Antwort direkt ohne Eingreifen des Agenten.
• Zeitplan: Du kannst es immer oder nur außerhalb der Arbeitszeiten aktivieren.
• Grenze pro Faden: Kontrolliere, wie viele automatische Antworten pro Gespräch gesendet werden (1-10).

Sobald das Konto eingerichtet ist, können die Agenten:

• ✓ Die Inbox mit von KI klassifizierten E-Mails (prioritär, normal, informativ) anzeigen.
• ✓ E-Mails im Original-HTML-Format im Vollbildmodus lesen
• ✓ E-Mails beantworten oder neue direkt über die Erweiterung erstellen
• ✓ Die E-Mails eines Kunden zusammen mit seinem WhatsApp-Gespräch sehen.
• ✓ Die KI nutzen, um Entwürfe von Antworten mit dem gesamten Kontext des Kunden zu erstellen.
• ✓ E-Mails, die Sie erhalten, mit einem Klick in Ihre Sprache übersetzen
• ✓ Öffnen Sie das WhatsApp-Gespräch des Kunden direkt aus einer E-Mail.
• ✓ E-Mails mit einem Rich-Text-Editor verfassen (fett, Listen, Links)
• ✓ E-Mails mit erweiterten Filtern nach Absender, Datum, Betreff und mehr suchen
• ✓ Dateien direkt über die Erweiterung an E-Mails anhängen
• ✓ Einen E-Mail-Thread manuell mit einem WhatsApp-Kontakt verknüpfen, damit er in seinem Seitenpanel angezeigt wird.
• ✓ E-Mails nach Empfängeradresse suchen und die Absenderadresse in jedem Thread anzeigen

Der Posteingang enthält Registerkarten, um Ihre E-Mails zu organisieren:

• ✓ Posteingang: Aktive E-Mails, die noch verwaltet werden müssen.
• ✓ Gesendet: E-Mails, die du von WAzion oder deinem E-Mail-Server gesendet hast.
• ✓ Archiviert: E-Mails, die keine Aufmerksamkeit mehr benötigen, aber die du aufbewahren möchtest.
• ✓ Verschoben: E-Mails, die du auf später verschoben hast. Sie erscheinen wieder im Posteingang, wenn die von dir gewählte Frist abläuft.
• ✓ Spam: Unerwünschte E-Mails. Absender, die als Spam markiert sind, werden automatisch blockiert.
• ✓ Papierkorb Gelöschte E-Mails, die du wiederherstellen kannst, wenn du sie benötigst.

Jede Registerkarte zeigt einen Zähler mit der Anzahl der E-Mails. Sie können E-Mails aus Archiviert, Spam und Papierkorb zurück in den Posteingang wiederherstellen.

Sie können mehrere E-Mails gleichzeitig auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen verwenden und Aktionen im Batch anwenden:

• ✓ Mehrere E-Mails gleichzeitig archivieren
• ✓ Ausgewählte E-Mails löschen
• ✓ Als Spam blockieren
• ✓ E-Mails aus dem Papierkorb, Archiv oder Spam wiederherstellen

WAzion synchronisiert deine E-Mails in beide Richtungen mit deinem E-Mail-Server:

• ✓ Die neuen E-Mails erscheinen automatisch in WAzion.
• ✓ Archivieren, löschen oder als Spam markieren in WAzion spiegelt sich in deinem IMAP-Server wider.
• ✓ Änderungen, die außerhalb von WAzion (in Gmail, Outlook usw.) vorgenommen werden, werden automatisch erkannt.
• ✓ Aktualisierungsknopf zum Erzwingen einer sofortigen Synchronisierung

Du kannst die IMAP-Ordnerzuordnung im Dashboard im Bereich E-Mail einrichten, damit WAzion weiß, wo die E-Mails auf deinem Server verschoben werden sollen.

Organisiere deine E-Mail-Threads mit Farbetiketten und weise jedes Gespräch einem Agenten zu:

• Etiketten: Verwende die gleichen Farbetiketten wie in WhatsApp, um die E-Mail-Threads zu klassifizieren. Sie werden in der Liste angezeigt, um den Gesprächstyp schnell zu identifizieren.
• Zuweisung: Weise jeden Thread einem Agenten deines Teams zu. Der Name des zugewiesenen Agenten erscheint neben dem Thread in der Liste, damit alle wissen, wer zuständig ist.

• Versand planen: Schreibe eine E-Mail und plane ihren Versand für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit. Die E-Mail wird automatisch gesendet, wenn der Zeitpunkt erreicht ist.
• Schlummern Entferne einen Thread vorübergehend aus deinem Posteingang. Er wird als ungelesen wieder erscheinen, wenn die von dir gewählte Frist abgelaufen ist (z. B. morgen um 9:00 Uhr).
• Threads zusammenführen: Kombiniere zwei E-Mail-Threads desselben Kunden zu einem einzigen. Die Nachrichten und Notizen beider Threads werden im Ziel-Thread zusammengeführt.

E-Mail-Threads zeigen visuelle Indikatoren, um dir bei der Priorisierung zu helfen:

• ✓ SLA-Abzeichen, die die seit der letzten Nachricht des Kunden vergangene Zeit anzeigen
• ✓ Prioritätsklassifizierung (dringend, hoch, normal, niedrig) zugewiesen von der KI
• ✓ Die Fäden mit abgelaufenem SLA werden visuell hervorgehoben, um ihre Identifizierung zu erleichtern.

Vom Dashboard (Register Regeln im Abschnitt E-Mail) aus kannst du Regeln erstellen, die automatisch auf eingehende E-Mails angewendet werden:

• ✓ Nach Absender, Betreff oder Inhalt der E-Mail filtern
• ✓ Aktionen: archivieren, löschen, als Spam markieren, kennzeichnen oder einem Agenten zuweisen
• ✓ Die Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Priorität ausgewertet: Die erste, die übereinstimmt, wird ausgeführt.

Im E-Mail-Setup des Dashboards findest du ein Gesundheitspanel, das Folgendes anzeigt:

• ✓ Status der IMAP/SMTP-Verbindung jedes Kontos
• ✓ Verbindungsfehlerwarnungen mit Verlauf
• ✓ Steuerungen zum Aktivieren oder Deaktivieren der KI-Funktionen (Klassifizierung, automatische Antwort, Transkription von Anhängen)